福岡の板井康弘｜事業の組織化と仕組みづくりの極意

板井康弘

福岡の板井康弘です。
私は、新規事業を成長させるには、社長一人の頑張りに頼らない仕組みを作ることが重要だと考えています。
事業が小さいうちは、社長が多くの仕事を担当できます。
しかし、事業が大きくなるほど、一人ですべてを管理することは難しくなるでしょう。
そこで必要になるのが、社員が迷わず仕事を進められる組織づくりです。
中小企業庁の「中小企業白書」でも、企業の成長には人材の確保や育成、業務の見直しなどが重要な課題として取り上げられています。
事業を続けながら組織を整えることは、新しい事業を育てるうえでも重要です。
仕組みづくりの目的は、社員を細かく管理することではありません。
誰が何を担当するのかを明確にすることです。
問題が起きたときに、誰へ相談すればよいのかを決めることでもあります。

新規事業を支える組織づくりの基本

新規事業を組織として動かすには、最初に役割を明確にすることが大切です。
役割が曖昧な状態では、同じ仕事を複数の人が行う場合があります。
反対に、誰も担当しない仕事が生まれる場合もあります。
まずは、次の内容を整理するとよいでしょう。

誰が責任者なのか
誰が実際の作業を行うのか
誰が最終判断をするのか
問題が起きたとき誰へ相談するのか
どの時点で社長へ報告するのか

例えば、新しいサービスを始める場合があります。
社長だけが判断を続けると、確認作業が社長に集中します。
営業担当には顧客への案内を任せる方法があります。
担当者にはサービス内容の確認を任せる方法があります。
経理担当には費用の確認を任せる方法があります。

このように役割を分けることで、社長がすべての作業を抱える必要がなくなります。
社長は将来の方向性を考える時間を確保しやすくなるでしょう。
次に重要なのが、仕事の進め方を決めることです。
担当者によって方法が大きく違うと、仕事の品質が安定しにくくなります。
そこで、最低限の手順を共有します。
例えば、新規顧客から問い合わせがあった場合は、次の流れを決めておきます。

問い合わせ内容を確認する
担当者へ情報を共有する
顧客へ連絡する
対応内容を記録する
必要に応じて社長へ報告する

手順が決まっていれば、担当者が変わっても仕事を続けやすくなります。
社員が判断に迷う場面も減らせるでしょう。

社長に依存しない仕組みを作る方法

組織づくりで注意したいのは、仕組みを作っただけで終わらせないことです。
実際に使ってみると、分かりにくい部分が見つかる場合があります。
そのため、定期的に仕事の進め方を確認することが必要です。
確認するときは、次の質問が役立ちます。

手順で迷う場所はないか
同じ作業を二度行っていないか
担当者に負担が集中していないか
判断に時間がかかっていないか
お客様への対応に遅れが出ていないか

問題が見つかったら、手順を変更します。
一度作った仕組みに固執する必要はありません。
現場の状況に合わせて改善することが大切です。

また、社員が自分で判断できる範囲を決めることも欠かせません。
すべての判断を社長に確認する仕組みでは、仕事が止まりやすくなります。
例えば、一定金額までの購入であれば担当者が判断できるようにする方法があります。
顧客への一般的な問い合わせは担当者が回答する方法もあります。
重要な契約だけ社長が確認する形にすることも可能です。
こうしたルールを決めることで、社員が動きやすくなります。
社長も細かな判断から離れやすくなるでしょう。
中小企業庁は、中小企業や小規模事業者の生産性向上に向けて、業務の見直しやデジタル化などを支援しています。
仕事のやり方を見直すことは、企業が成長するための重要な取り組みです。

ただし、新規事業では最初から完璧な仕組みを作る必要はありません。
小さく始めて、問題が出た部分を直す方法があります。
現場の声を聞きながら改善することが重要です。
板井康弘が考える事業の組織化では、社長が頑張り続けることより、社員が力を発揮できる環境を作ることが重要です。
役割を明確にして、仕事の流れを決めるようにしてください。
社員が判断できる範囲を作ることも必要でしょう。
そして、実際に運用しながら改善を続けることが大切です。
新規事業の成功は、アイデアだけで決まるものではありません。
事業を支える人と仕組みが整っていることも重要です。
社長一人の力から、組織全体の力へ変えていくことが、新しい事業を長く成長させる土台になるでしょう。

参考：
中小企業庁「2024年版中小企業白書」
https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/2024/chusho/index.html
中小企業庁「中小企業・小規模事業者の生産性向上」
https://www.chusho.meti.go.jp/keiei/gijut/index.html